логотип Консультант Плюс Самара лого
(846) 22-33-000
Компания "Консультант Самара" » Вопрос эксперту » Часто задаваемые вопросы » Вопрос по путевому листу

Вопрос по путевому листу

Вопрос:
Организация (вид деятельности услуги по ремонту квартир) приобрела в лизинг легковой автомобиль. Так же по договору аренды имеет второй легковой автомобиль. В штате организации 2 человека (директор и рабочий).

1. Оформлять путевой лист нужно ежедневно или ежемесячно?

2. Нужно ли ставить печать и подпись медработника и техцентра в путевых листах? Если да, то можно ли эту обязанность возложить на сотрудников организации.

3. Пришлите пожалуйста типовую форму путевого листа для легкового автомобиля с образцом заполнения которая действует с 01.03.19г.

 

Ответ:

С 1 марта путевые листы надо заполнять по-новому

Главное изменение: путевые листы нужно оформлять строго для одного рейса или смены. Если оформите на месяц без ограничения числа поездок, это может обернуться штрафом и проблемами со списанием расходов на ГСМ.

На какой срок можно выдать путевой лист

Раньше путевые листы можно было оформлять на срок от одного дня до месяца. В период действия многодневного путевого листа водитель мог ездить в разные рейсы и смены. Для этого необходимо, чтобы были проставлены все необходимые отметки и указаны пункты следования.

С 1 марта путевые листы нужно оформлять строго для одного рейса или одной смены, если на нее приходится несколько рейсов.

Что поменялось в заполнении сведений о ТС и водителе

Можно не заверять штампами показания одометра и записи о медосмотре водителя. Достаточно подписи ответственных лиц.

Если за смену водитель совершает несколько рейсов, то вместо отметок о предрейсовом контроле состоянии ТС ставятся отметки о предсменном контроле.

Напомним, с 21 декабря прошлого года предрейсовый и предсменный контроль обязательны для:

- коммерческих перевозчиков;

- организаций и ИП, которые осуществляют перевозки для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями.

Если организация или ИП использует для своих нужд только легковые автомобили, проводить такой контроль и, соответственно, делать отметку в путевом листе не требуется.

Аналогичная позиция изложена в Консультации эксперта (п.3 Подборки).

Более того, существует мнение экспертов, что если работник использует легковой автомобиль организации для служебных поездок, не работает водителем, не перевозит грузы и не перемещает иных лиц, кроме самого себя, то наличие путевого листа не требуется (п.4 Подборки).

Однако для подтверждения налоговых расходов контролирующие органы требуют путевой лист, который расценивается как первичный документ.

Путевой лист - документ, который нужен для учета и контроля работы транспортного средства и водителя (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ).

Формы путевых листов, обязательной к применению, нет. Вы можете разработать бланки самостоятельно или взять за основу унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. Формы путевых листов, которые вы используете, закрепите в учетной политике.

В путевом листе должны быть обязательные реквизиты, установленные (п.4 Подборки):

  • Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 - дают право на допуск транспортного средства к эксплуатации (ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ);
  • ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ - дают право принять путевой лист к учету.

Предусмотрите в путевом листе обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ:

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
  • подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Кроме того, укажите в нем обязательные реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ):

  • наименование и номер путевого листа;
  • сведения о сроке действия путевого листа;
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  • сведения о транспортном средстве;
  • сведения о водителе.

На путевом листе вы можете разместить дополнительные реквизиты, которые отражают особенности вашей деятельности (п. 8 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов).

Примеры оформления путевых листов для легкового автомобиля (на основе унифицированной формы N 3) (п.5 Подборки) и для грузовиков (на основе форм N 4-П и N 4-С) смотрите в наших материалах.

Чем грозит неправильное оформление путевых листов

Если путевой лист составлен с нарушениями, налоговики могут отказать в признании расходов на ГСМ.

Кроме того, виновных могут привлечь к ответственности по ст. 12.31.1 КоАП (коммерческих перевозчиков - по ч. 3 ст. 14.1 КоАП).

Учитывая вышеизложенное, для организации, которая не перевозит людей и грузы, а использует автомобиль только для служебных поездок, необходимо оформление путевого листа только в целях подтверждения расходов на ГСМ, при соблюдении условиий:

  • Путевой лист  не заверяется штампами о прохождении техосмотра автомобиля и о медосмотре водителя;
  • Путевой лист подписывается ответственным лицом;
  • Путевой лист оформляется строго на рейс или смену;
  • Наличие в путевом листе обязательных реквизитов.

При подготовке ответа использованы материалы документа (п.1 Подборки).

 Подборка материалов по данному вопросу

1)      Обзор: "С 1 марта путевые листы надо заполнять по-новому" (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}

2)      Вопрос: Обязана ли организация указывать в путевом листе дату и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства, если она не оказывает услуги по перевозке? (Консультация эксперта, 2019) {КонсультантПлюс}

3)      Вопрос: Должен ли работник иметь путевые листы, если он использует легковой автомобиль организации для служебных поездок и не является водителем, а организация не осуществляет деятельности по перевозке грузов или пассажиров? (Консультация эксперта, 2019) {КонсультантПлюс}

4)      Готовое решение: Как заполнить путевой лист (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}

Образец: Путевой лист легкового автомобиля (на основе формы N 3 с реквизитами, утвержденными Минтрансом России) (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}


Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс.