логотип Консультант Плюс Самара лого
(846) 22-33-000
Компания "Консультант Самара" » Вопрос эксперту » Часто задаваемые вопросы » Как и где заполнять в электронном виде трудовые книжки?

Как и где заполнять в электронном виде трудовые книжки?

Вопрос: С 01.01.2020 вводится обязательное ведение электронных трудовых книжек. Как и где заполнять в электронном виде трудовые книжки? Отчеты по установленным формам сдавать в ПФР в бумажном и электронном виде? Сведения в отчетах только по периоду работы работника на нашем предприятии или мы должны вносить все сведения из трудовых книжек? В случае, если работник обратится за сведениями из эл. ТК (копией ТК), откуда их взять для печати?

Ответ: С 2020 года работодателям нужно будет заботиться одновременно об электронных и бумажных книжках. После 1 января 2021 года потребуется сохранить два формата книжек для сотрудников, подавших об этом заявление. Остальные перейдут на электронный вариант. В их числе будут и те, кто впервые поступает на работу с 1 января 2021 года.

Сведения о трудовой деятельности сотрудника будут храниться в электронном виде у работодателя и в ПФР.

Сохранится практически вся информация, которую сейчас вносят в трудовую книжку. Не будет только записей об образовании сотрудника и его поощрениях.

Данные по работникам придется направлять в ПФР ежемесячно. Информацию о приеме или увольнении с 2021 года нужно будет сообщать не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа. Сведения понадобится подавать по форме СЗВ-ТД. Подробнее читайте в обзоре.

Сотрудникам, у которых не будет обычной трудовой книжки, работодатели станут предоставлять сведения на бумажном носителе или в электронном виде:

- в период работы по заявлению сотрудника;

- в день увольнения.

Необходимые данные нужно будет предоставлять по форме СЗИ-ТД.

Минтруд предложил перечень мер, которые помогут перейти на новые правила. В 2020 году может понадобиться:

- с участием выборного органа профсоюзной первички подготовить, принять или изменить локальные нормативные акты;

- изменить соглашения и коллективные договоры;

- письменно уведомить работников о грядущих изменениях.

Также придется обеспечить техническую готовность компании, чтобы уже с 2020 года иметь возможность передавать сведения в электронном виде.

 

В Трудовом кодексе появится СТД – статус сведений о трудовой деятельности. Вместо трудовой книжки будет электронная запись под названием СТД – альтернатива трудовой книжки. Соответственно, работодатель будет представлять все данные в ПФР из трудовых книжек с помощью СТД.

Физические лица могут получить СТД через работодателя, пока они работают у этого работодателя. Это первый вариант. Второй вариант – через МФЦ. Третий вариант – в ПФР. Четвертый вариант – через сайт госуслуг. Это четыре варианта того, что должны сделать физические лица.

Работодатель

Шаг №1. После того, как этот законопроект станет законом, работодатели должны будут утвердить перечень мероприятий по обеспечению перехода сотрудников на СТД на 2020 год.

 

В том числе, вы должны будете письменно уведомить всех ваших сотрудников, что вы собираетесь перевести их на СТД.

 

Шаг №2. Вы должны провести разъяснительную работу среди своих сотрудников и рассказать им права на ведение бумажных трудовых книжек при передаче соответствующего заявления до конца 2020 года. Сотрудник может подать заявление, в котором будет настаивать на том, чтобы работодатель вел трудовую книжку в бумажном варианте. Наверняка разработают форму такого заявления, но пока этой формы нет.

 

Шаг №3. Работодатель должен письменно предупредить своих сотрудников, что если таких заявлений об оставлении бумажной трудовой книжки не последует, то с 1 января 2021 года работодатель сам, в принудительном порядке, вернет всем сотрудникам их бумажные трудовые книжки и заведет на них СТД. Если сотрудник письменно не потребовал от работодателя вести его бумажную трудовую книжку, работодатель с 1 января 2021 года в принудительном порядке переведет его на СТД, отдав ему его трудовую книжку.

 

Шаг №4. Работодатель должен внести изменения в нормативно-правовую базу своей компании, во все внутренние документы, включая соглашения, договоры с сотрудниками, коллективные договоры и т.д. И везде вместо трудовой книжки будет фигурировать СТД.

 

Шаг №5. Работодатель должен организовать техническое обеспечение взаимодействия с ПФР, чтобы передавать все сведения в фонд. Наверное, Пенсионный фонд выпустит документ, программу, с помощью которой у ПФР будет доступ в кадровую службу…

 

Поэтому, если ваш сотрудник не захочет иметь СТД и напишет заявление, то вы продолжите вести его трудовую книжку в обычном порядке.

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате. Просмотреть сведения электронной  книжки можно будет в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

 

При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также управление Пенсионного фонда России или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ). Услуга предоставляется экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы человека.

Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен поправками в действующее законодательство. В данный момент проект подготовленных изменений направлен Правительством на рассмотрение Федерального собрания.

 

Первый законопроект вносит изменения в Трудовой кодекс и устанавливает возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде. Согласно поправкам, такие сведения становятся основной информацией о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

 

Второй законопроект вносит изменения в федеральный закон № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 года «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и вводит обязанность работодателей с 1 января 2020 года представлять в информационную систему Пенсионного фонда России сведения о трудовой деятельности работников.

 

Третий законопроект вносит изменения в Кодекс об административных правонарушениях и устанавливает административную ответственность для работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений.

 

Проект формы СЗИ-ТД для предоставления сведении о трудовой деятельности работника

 

Проект формы СЗВ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работников

 

Порядок заполнения формы СЗИ-ТД

 

Порядок заполнения формы СЗВ-ТД

 

Формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности работников»

 

Подборка материалов по данному вопросу

Обзор: "ПФР разработал формы, которые работодатели будут заполнять вместо трудовых книжек" (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}

Статья: Минтруд о переходе на электронные трудовые книжки (Миллер Д.А.) ("Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", 2019, N 1) {КонсультантПлюс}