логотип Консультант Плюс Самара лого
(846) 22-33-000
Компания "Консультант Самара" » Вопрос эксперту » Часто задаваемые вопросы » Как будет осуществляться переход на электронные трудовые книжки? Продолжать ли нам вести бумажный вариант трудовой книжки уже принятым и работающим сотрудникам? Как принимать на работу новых сотрудников: по бумажной или электронной трудовой книжке?

Как будет осуществляться переход на электронные трудовые книжки? Продолжать ли нам вести бумажный вариант трудовой книжки уже принятым и работающим сотрудникам? Как принимать на работу новых сотрудников: по бумажной или электронной трудовой книжке?

 

Ответ: Формирование электронных трудовых книжек россиян должно начаться с 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности является добровольным и будет осуществляться только с согласия человека.

Исключением станут те, кто впервые устроится на работу в 2021 году. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Конечно, многих работников (особенно людей старшего поколения) интересует судьба нынешних (бумажных) трудовых книжек. Если работник хочет сохранить свою бумажную трудовую книжку, работодатель не вправе ему отказать. Для этого работник должен будет до конца 2020 года подать письменное заявление работодателю. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной.

Россияне, которые до конца 2020 года не подадут такое заявление работодателю, получат ее на руки. Сведения об их трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом формате.

 

Что должны сделать работодатели?

 

Несмотря на то что соответствующие федеральные законы еще не приняты, подготовка к переходу на электронные трудовые книжки в Пенсионном фонде идет полным ходом. Определенные шаги должны будут сделать и работодатели.

Итак, предполагается, что 1 января 2020 года для работодателей будет введена обязанность ежемесячно подавать в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян. В связи с этим:

1) работодателям надлежит письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку;

 

2) при необходимости работодателям предстоит провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры, скорректировать порядок ведения кадрового документооборота.

 

 

Сроки представления документов в ПФР. Предполагается, что с 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц будет необходимо подавать в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

С 1 января 2021 года сведения в случае приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения (издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения).

 

Передача сведений будет реализована в рамках существующего формата взаимодействия компаний с территориальными органами Пенсионного фонда. При этом фонд уже разработал формы, по которым работодатель будет передавать сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) и выдавать их работнику (СЗИ-ТД).

По форме СЗВ-ТД в ПФ РФ сведения нужно будет подавать обо всех принятых и уволенных работниках, а также о тех, с кем произошли кадровые изменения (например, перевод). Делать это надо будет ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным, отражая информацию только о работниках, кадровые перестановки в отношении которых были произведены в прошедшем месяце. Это в 2020 году. А с 2021 года сведения о приеме и увольнении придется сообщать в течение рабочего дня, следующего после издания соответствующего приказа.

Форму СЗИ-ТД нужно использовать, чтобы представить сведения трудовой книжки работнику по его запросу. Соответственно, есть вероятность, что ее придется применять чаще, особенно на первых порах. Кроме того, эту форму нужно будет применять, передавая работнику соответствующие сведения в день его увольнения.

 

Информация для работников

 

О нововведениях должны знать и работники. Если их трудовая книжка ведется только в электронном виде, при трудоустройстве они должны будут предъявить работодателю информацию:

- либо в распечатанном виде;

- либо в электронной форме с цифровой подписью.

В обоих случаях работодатель перенесет данные в свою систему кадрового учета. При увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у него есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки данные будут фиксироваться в ней.

 

 

* * *

 

Таким образом, 2020 год - старт перехода на электронные трудовые книжки. Работодателям нужно уже сейчас начать готовиться к этому.

 

Во-первых, проанализируйте, потребуется ли корректировать локальные нормативные акты учреждения или разрабатывать новые. Если необходимо - займитесь этим, ведь, возможно, еще понадобится время на учет мнения первичного профсоюзного органа. Аналогично - с коллективным договором.

Во-вторых, нужно оценить техническую готовность к передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде в информационную систему ПФ РФ.

Ну и в-третьих, нужно уведомить работников в письменной форме об изменениях трудового законодательства, связанных с формированием и ведением сведений о трудовой деятельности в электронном виде. В этом уведомлении нужно указать на право работника выбора (по заявлению) ведения трудовой книжки на бумажном носителе. Кроме того, нужно сообщить работнику, что в случае непредставления заявления до 1 января 2021 года ведение трудовой книжки на бумажном носителе прекращается и она будет выдана ему на руки; сведения о трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом виде.