логотип Консультант Плюс Самара лого
(846) 22-33-000
Компания "Консультант Самара" » Вопрос эксперту » Часто задаваемые вопросы » Директор использует ГСМ, какими документами оформить и какие налоги при этом возникают?

Директор использует ГСМ, какими документами оформить и какие налоги при этом возникают?

Ответ:

Работнику, который с согласия работодателя использует свой автомобиль для служебных нужд, нужно выплачивать компенсацию за его использование и износ (амортизацию). Кроме этого, вы должны возмещать работнику затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля (например, затраты на ГСМ), если он подтвердит их документами (ст. 188 ТК РФ).

 

НДФЛ и страховыми взносами компенсация и возмещение затрат в сумме, предусмотренной письменным соглашением с работником, не облагаются (Письмо Минфина от 23.01.2018 N 03-04-05/3235).    

 

Как при ОСН, так и при УСН и компенсация, и возмещение затрат учитываются в расходах на дату их выплаты в размере, предусмотренном соглашением с работником (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). При использовании легкового автомобиля эти расходы можно учесть только в сумме, не превышающей норматив, который зависит от объема двигателя (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, п. 1 Постановления Правительства от 08.02.2002 N 92, Письмо Минфина от 23.03.2018 N 03-03-06/1/18366):

 

Объем двигателя легкового автомобиля

Норматив (руб/мес.)

до 2 000 куб. см включительно

1 200

свыше 2 000 куб. см

1 500

 

Сумма, которую можно учесть в расходах при использовании грузового автомобиля работника, законом не ограничена.

 

Тип автомобиля (легковой или грузовой) определяется по свидетельству о регистрации ТС или по ПТС.

 

Проводки по выплате компенсации

 

Д 26 (20, 44) - К 73

Начислена компенсация за использование личного автомобиля

Д 73 - К 51 (50)

Выплачена компенсация за использование личного автомобиля

 

Когда сотрудник использует для служебных целей личное авто, компания должна компенсировать износ машины и расходы на обслуживание. Например, бензин, ремонт и парковку. Это требование прописано в статье 188 ТК РФ. Есть три варианта: выплатить компенсацию по ТК РФ, заключить с сотрудником договор аренды или оформить ссуды (безвозмездного пользования автомобилем).

 

Мы поговорим о том, как выгоднее учесть возмещение, и выберем вариант, при котором расходы компании и налоговые риски минимальны, а сотрудник получит выгоду.

 

Сразу распрощаемся с договором ссуды. Этот вариант наименее выгоден и компании, и работнику. Ведь от безвозмездного пользования имуществом придется признать доход. Это требование из пункта 8 статьи 250 НК РФ. Для расчета дохода надо ориентироваться на рыночную цену аренды аналогичного имущества. К тому же сотрудник не получит денег от компании. Он может рассчитывать только на компенсацию автомобильных расходов. Ему это невыгодно.

 

Налог на прибыль (единый налог при УСН). Когда сотрудник использует легковой автомобиль, то в налоговых расходах учитывается не вся сумма компенсации, а только в пределах норматива. Это правило справедливо как для компаний на упрощенной, так и на общей системе (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Большинство организаций, чтобы не считать разницы, устанавливают компенсацию в том размере, в котором ее можно посадить в расходы.

 

Ежемесячные нормативы компенсации зависят от объема двигателя. Они указаны в пункте 1 постановления Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92:

 

    1200 руб. – для легковушек с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно;

    1500 руб., если объем двигателя больше 2000 куб. см;

    600 руб. – для мотоциклов.

 

Когда сотрудник управляет грузовиком, в расходах можно учесть всю сумму.

 

Компенсацию в расходы можно только после выплаты (подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). Просто начислить сумму недостаточно.

 

Перейдем к компенсации расходов на топливо. Чиновники считают, что в нормах уже учтены стоимость ГСМ и другие затраты на содержание машины. Минфин России говорит об этом в письмах от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39239 и от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140. Поэтому одновременное списание компенсации и стоимости ГСМ приведет к спорам с ИФНС. Допустим, компенсация за использование личного автомобиля работника в организации равна 1200 руб. ежемесячно. И еще сверх этого возмещает ГСМ – 4000 руб. и тратится на ремонт. Так вот, в налоговых расходах учесть можно только 1200 руб.

 

НДФЛ с компенсации удерживать не нужно. От налога ее освобождает пункт 3 статьи 217 НК РФ. Причем НДФЛ не надо удерживать даже с той суммы, которая превышает норматив по прибыли. Главное указать нужную величину в допсоглашении к трудовому договору (письма Минфина России от 27 августа 2013 г. № 03-04-06/35076, от 27 июня 2013 г. № 03-04-05/24421).

 

Страховые взносы тоже не начисляются.. От них освобождается та сумма, которая оговорена в соглашении с работником. Фонды того же мнения. ПФР сообщил об этом в пункте 2 письма от 29 сентября 2010 г. № 30-21/10260, а ФСС – в письме от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985.

 

 

Как использовать автомобиль работника по договору аренды

 

Договор аренды. Рассмотрим следующий вариант, с помощью которого можно оформить машину – заключить с сотрудником договор аренды. Есть два вида договора аренды транспорта: с экипажем и без него. Договор аренды с экипажем предполагает, что сотрудник передает не только автомобиль, но и оказывает своими силами услуги по управлению и техническому обслуживанию. По договору аренды без экипажа работник только предоставляет машину без каких-либо услуг.

 

Но заключить с сотрудником компании можно только договор аренды без экипажа. Дело в том, что арендодатель заключает договор аренды с экипажем, только если у него есть работники-водители (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ). А когда арендодателем выступает сотрудник-физлицо, это условие не выполняется.

 

Для подтверждения расходов на арендные платежи оформите акт приема-передачи автомобиля. Бланк можно составить самостоятельно или взять унифицированную форму № ОС-1. В акте подробно опишите характеристики машины: марку, цвет, государственный номер, год выпуска, номера двигателя и кузова. Укажите в акте примерную стоимость автомобиля. Она нужна для того, чтобы отразить машину на забалансовом счете 001 как арендованное ОС. К акту приложите копии ПТС, ОСАГО и свидетельства о государственной регистрации.

 

Арендная плата устанавливается по соглашению сторон (сотрудника и работодателя). Как правило, сумма зависит от технических характеристик машины, степени износа и т. д. Ориентироваться можно на средний уровень стоимости аренды в регионе. Рекомендуем установить в договоре арендную плату не в виде фиксированного платежа, а привязать ее ко времени работы, пробегу или количеству выездов. Ведь сотрудник может уйти в отпуск или заболеть. Если автомобиль использует только он, то машина будет простаивать. Приостанавливать же договор на время отпуска или болезни сотрудника, чтобы скорректировать арендную плату, рискованно. Гражданским кодексом РФ такой порядок не предусмотрен.

 

Налог на прибыль (единый налог при УСН). Арендную плату могут полностью учесть в налоговых расходах как компании на общей системе, так и упрощенщики (подп. 10 п. 1 ст. 264, подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

 

По договору аренды без экипажа компания несет все расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля: бензин, ТО, ремонт, страховка, мойка, парковка (ст. 644 и 646 ГК РФ). Если, конечно, в договоре стороны не предусмотрели иное. ГСМ, ремонт и другие расходы на содержание арендованного ТС можно списать в расходы без проблем.

 

НДФЛ. У договора аренды есть один минус. С арендной платы придется удержать НДФЛ. О том, что компания, которая арендует имущество у физлица, становится налоговым агентом, Минфин напоминает регулярно. Вот одно из таких писем – от 16 августа 2013 г. № 03-04-06/33598.

 

Страховые взносы . Если вы заключили договор аренды без экипажа, то страховые взносы платить не нужно. В письме от 12 марта 2010 г. № 550-19 специалисты Минздравсоцразвития объяснили, что суть договора аренды – передача имущества. А выплаты по таким договорам освобождает от взносов часть 3 статьи 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Взносами на травматизм арендная плата также не облагается. Освобождение предусмотрено частью 1 статьи 5 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

 

Ситуация из практики.

 

Вопрос:

 

Директор организации (ООО) ездит на служебной машине и управляет ею сам. Заправляет машину в выходные дни. График работы директора - пятидневная рабочая неделя, рабочее время с 10.00 до 18.30, рабочий день - ненормированный. Путевые листы составляются раз в месяц по форме, разработанной организацией. Нормы расходования ГСМ утверждены приказом руководителя для зимнего и летнего времени. К тому же директор пользуется платной дорогой (по дороге на работу и домой).

Принимается ли в целях налогового учета стоимость ГСМ по чекам АЗС, выданным в выходные дни (т.е. вне рабочего времени, указанного в трудовом договоре с директором), а также стоимость проезда по платной дороге?

 

Ответ:

 

Налоговый учет стоимости ГСМ по чекам АЗС

 

В соответствии с пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ к материальным расходам относятся затраты налогоплательщика на приобретение топлива, воды, энергии всех видов, расходуемых на технологические цели, выработку (в том числе самим налогоплательщиком для производственных нужд) всех видов энергии, отопление зданий, а также расходы на производство и (или) приобретение мощности, на трансформацию и передачу энергии.

 

Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ прочими расходами, связанными с производством и реализацией, являются, в частности, расходы налогоплательщика на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта).

 

На основании п. 1 ст. 252 НК РФ для целей налогообложения прибыли налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

 

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

 

Обоснованные расходы - это экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Документально подтвержденными расходами признаются затраты, подтвержденные документами, которые оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными согласно обычаям делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

 

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

 

В целях признания для целей налогообложения расходов на горюче-смазочные материалы для автомобиля, управляемого и используемого директором, кроме подтверждения этих расходов первичными документами, которые свидетельствуют о факте приобретения ГСМ (например, чеками АЗС), следует документально подтвердить экономическую оправданность и производственную направленность данных расходов.

 

С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ), согласно которому формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (ст. 9 Закона N 402-ФЗ). При этом первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

 

Вместе с тем, как разъясняется в Информации Минфина России N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Информация N ПЗ-10/2012), обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов.

 

Соответственно, самостоятельно разработанная организацией форма путевого листа должна содержать обязательные реквизиты, как предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, так и указанные в разд. II "Обязательные реквизиты путевого листа" Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" (далее - Приказ N 152), поскольку данный Приказ был издан во исполнение требований Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (ст. 6).

 

Организации вправе также применять унифицированную форму путевого листа легкового автомобиля (форма N 3), утвержденную Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, при необходимости добавив или удалив часть реквизитов.

 

Напоминаем, что на основании требований ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ все применяемые организацией формы первичных учетных документов, в том числе разработанные на основе унифицированных форм, должны быть утверждены руководителем организации либо отдельным распорядительным документом, либо в составе учетной политики для целей бухгалтерского учета.

 

Согласно п. 10 разд. III "Порядок заполнения путевого листа" Приказа Минтранса России N 152 путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца. Соответственно, для оформления путевых листов организации вправе предусмотреть любой срок, но не более одного месяца.

 

Следует отметить, что в упомянутом Приказе Минтранса России в качестве обязательного реквизита путевого листа не указан маршрут следования. Вместе с тем согласно разъяснениям официальных органов информация о маршруте следования автомобиля позволяет подтвердить факт использования автомобиля в деятельности налогоплательщика и, соответственно, служит доказательством экономической обоснованности расходов на ГСМ и их связи с деятельностью, направленной на получение дохода, исходя из требований ст. 252 НК РФ (Письма Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2, от 13.04.2007 N 20-12/035154, от 14.11.2006 N 20-12/100253, от 19.06.2006 N 20-12/54213@).

 

В судебных актах, в которых была поддержана позиция налоговых органов по вопросу о правильности заполнения путевых листов, уточняется, что путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о конкретном пути следования автомобиля с указанием наименования организации и адреса, не может подтверждать осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение ГСМ в служебных целях и свидетельствовать об обоснованности этих расходов.

 

Такие выводы приведены в Постановлениях:

 

- ФАС Поволжского округа от 21.05.2013 N А55-23291/2012 (Определением ВАС РФ от 30.08.2013 N ВАС-11880/13 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ);

 

- ФАС Поволжского округа от 20.06.2013 N А55-26509/2012 (Определением ВАС РФ от 07.10.2013 N ВАС-13642/13 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ), ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.10.2009 N А33-13602/08 и от 06.08.2008 N А78-3068/07-Ф02-3517/08, А78-3068/07-Ф02-3652/08;

 

- ФАС Восточно-Сибирского округа от 16.07.2010 N А33-10451/2009 (Определением ВАС РФ от 11.10.2010 N ВАС-13567/10 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ), от 21.10.2009 N А33-13602/08.

 

В то же время есть примеры судебных актов, подтверждающих, что отсутствие информации о пути следования автомобиля не может служить основанием для непризнания расходов на ГСМ. Согласно выводам судов отсутствие в путевых листах информации о маршрутах следования не дает оснований считать, что фактически организация использовала автомобиль не для служебных целей, поскольку такая информация среди обязательных реквизитов путевого листа в Приказе Минтранса России N 152 не упоминается (Постановления ФАС Поволжского округа от 05.03.2013 N А55-19369/2012, ФАС Северо-Кавказского округа от 14.05.2012 N А25-1314/2011, от 31.08.2011 N А53-26379/2010, ФАС Московского округа от 29.02.2012 N А40-63465/11-116-182, от 26.08.2010 N КА-А41/9668-10, от 20.07.2010 N КА-А40/7436-10, от 26.01.2010 N КА-А40/15099-09, от 08.12.2009 N КА-А40/13500-09, ФАС Северо-Западного округа от 23.11.2009 N А56-4991/2009 и др.).

 

Наличие довольно обширной арбитражной практики свидетельствует о том, что отсутствие указания в путевом листе маршрута следования служебного автомобиля, включая наименование организации и адреса, может повлечь за собой возникновение налоговых рисков в отношении расходов на ГСМ.

 

Таким образом, представляется целесообразным включить в состав реквизитов формы путевого листа, в том числе подлежащего заполнению руководителем, кроме адреса местонахождения пункта назначения, наименование организации (учреждения), куда направлялось служебное транспортное средство.

 

Что касается вопроса о признании в целях налогообложения расходов на приобретение директором ГСМ по чекам АЗС, выданным в выходные дни, то, по нашему мнению, имеет значение не факт приобретения ГСМ в выходные дни, а время (период) использования этих ГСМ. Например, ГСМ приобретены в воскресенье вечером для их дальнейшего использования с начала трудовой недели в течение рабочего времени руководителя, установленного трудовым договором, что будет подтверждаться путевыми листами, которые составлены с учетом приведенных требований.

 

В Постановлении ФАС Московского округа от 03.02.2009 N КА-А40/96-09 была рассмотрена схожая ситуация.

 

Установив, что автомашины, управляемые некоторыми водителями, согласно путевым листам, выезжали из гаража не раньше 9.00, а возвращались не позднее 18.00, тогда как согласно кассовым чекам в ряде случаев бензин приобретался на АЗС либо до 9.00, либо после 18.00, налоговая инспекция сочла, что названные лица получили доход, подлежащий учету при исчислении НДФЛ. Однако в организации пояснили, что на основании приказов легковые автомобили были переданы лицам, допущенным к управлению, на ответственное хранение по месту жительства в связи с отсутствием стоянки на предприятии. Названными приказами предусмотрено, что указанным работникам расходы возмещаются по авансовым отчетам, связанным с приобретением ГСМ во внерабочее время. При этом установлено, что приобретение ГСМ во внерабочее время обосновано целью беспрепятственного выезда на линию на следующий день.

 

Поскольку обслуживание автотранспортного средства после возвращения с линии (работы) либо перед выходом на линию (работу), включая заправку ГСМ, является объективно необходимым действием для обеспечения непрерывности производственного процесса, суд указал, что факт перегона транспортного средства от места нахождения завода к месту жительства водителя, принявшего транспортное средство на ответственное хранение, не свидетельствует об использовании указанного средства и приобретенных на выданные под отчет денежные средства ГСМ в личных целях.

 

В Постановлении ФАС Московского округа от 04.02.2008 N КА-А40/13427-07-2, в котором суд также поддержал налогоплательщика, было отмечено, что размер и связь расходов на ГСМ, в том числе приобретенных в выходные дни, с производственной деятельностью общества подтверждаются контрольно-кассовыми чеками, авансовыми отчетами водителей, приказом о сменной работе водителей.

 

Вместе с тем обращаем внимание на Постановление ФАС Московского округа от 03.12.2012 N А41-20691/11. По мнению налогоплательщика, учитывая разъездной характер работы директора и его заместителя, расходы на оплату бензина, автозапчастей и мойки автомобиля, а также командировочные расходы включаются в состав расходов на содержание служебного транспорта. При этом не имеет значения, что расходы понесены в выходные и праздничные дни, поскольку это не доказывает факта использования автомобиля в непроизводственных целях.

 

Как указал суд, признавая позицию налогоплательщика неправомерной, подотчетные лица налогоплательщика за наличный расчет оплачивали услуги по мойке автомобиля и приобретали ГСМ. Поскольку инспекция установила, что расходы понесены не в регионе деятельности общества в дни, когда работники не направлялись в командировку (в том числе в выходные и праздничные дни), а представленные документы не позволяют идентифицировать автомобили, то эти расходы не отвечают требованиям ст. 252 НК РФ как не подтверждающие их производственную направленность.

 

Кроме того, суд согласился с квалификацией инспекцией спорных сумм как материальной выгоды, полученной директором общества и его заместителем в виде возмещения расходов на ГСМ и услуг автомойки и подлежащей обложению НДФЛ.

 

Следовательно, если ГСМ использованы директором для служебных поездок в выходные дни, что должно подтверждаться надлежащим образом заполненными путевыми листами, необходимо также учитывать следующее.

 

Директор, с одной стороны, является руководителем - единоличным исполнительным органом организации, который решает все хозяйственные, управленческие и финансовые вопросы, а с другой - он работник организации, который работает по трудовому договору и соблюдает правила трудового распорядка. Отношения между обществом (работодателем) и директором как работником регулируются нормами трудового права в их совокупности (ст. ст. 16, 20, 56, 273 ТК РФ, ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", далее - Закон об обществах с ограниченной ответственностью).

 

Работодателем по отношению к руководителю является общее собрание участников ООО или единственный участник (пп. 4 п. 2 ст. 33 Закона об обществах с ограниченной ответственностью).

 

Положения ст. 100 ТК РФ предусматривают возможность использования различных режимов рабочего времени, в том числе работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников.

 

Согласно ст. 101 ТК РФ ненормированный рабочий день - особый режим работы, в соответствии с которым по распоряжению работодателя при необходимости отдельные работники могут эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени.

 

Таким образом, для работника, работающего по графику пятидневной рабочей недели, условие о ненормированности рабочего дня означает лишь эпизодическое увеличение продолжительности его рабочего времени и не может служить основанием для его привлечения к работе в выходные дни.

 

Аналогичный вывод следует из Письма Роструда от 07.06.2008 N 1316-6-1: введение ненормированного рабочего дня для работников не означает, что на них не распространяются правила, определяющие время начала и окончания работы, порядок учета рабочего времени и т.д. Эти работники на общих основаниях освобождаются от работы в дни еженедельного отдыха и праздничные дни.

 

Привлечение работников, которым установлен ненормированный рабочий день, к работе в их выходные дни должно осуществляться с применением положений ст. ст. 113 и 153 ТК РФ.

 

Следует помнить, что работа в условиях ненормированного рабочего дня (ст. 101 ТК РФ), в выходные и праздничные дни (ст. ст. 113 и 153 ТК РФ), сверхурочная работа (ст. ст. 99, 152 ТК РФ) - это самостоятельные режимы труда в условиях, отклоняющихся от нормальных (ст. 149 ТК РФ, Письмо Роструда от 02.12.2009 N 3567-6-1). Поэтому, если служебный автомобиль, управляемый директором, будет использоваться в производственных целях в выходные дни, должен соблюдаться установленный порядок оформления привлечения руководителя к работе в выходные дни и оплаты его труда (ст. ст. 113 и 153 ТК РФ).

 

Несоблюдение требований названных норм ТК РФ является нарушением трудового законодательства, за которое организация может быть привлечена к административной ответственности в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

 

Кроме того, выполнение в отношении руководителя указанных требований трудового законодательства наряду с надлежащим заполнением путевых листов позволит признать обоснованными для целей налогообложения расходы по ГСМ, приобретенным и использованным в выходные дни для совершения служебных поездок.

 

Так, УФНС России по г. Москве в Письме от 19.06.2006 N 20-12/54213@ сообщило, что для признания расходов на приобретение ГСМ в период работы автомобильного транспорта сверх нормального рабочего дня (рабочего времени) в целях налогообложения прибыли необходимо наличие утвержденных руководителем организации правил внутреннего распорядка, предусматривающих работу в выходные дни и обеспечение точного учета сверхурочных работ, выполненных водителями автомобилей.

 

Например, в Постановлении от 04.02.2008 N КА-А40/13427-07-2 ФАС Московского округа указал, что стоимость топлива, приобретенного в выходные дни, также соответствует критериям расходов, установленных п. 1 ст. 252 НК РФ, поскольку организацией представлены приказы руководителя о сменной работе водителей.

 

Однако с учетом того, что руководитель является работником с особым статусом, привлечение его к работе в выходные дни, по нашему мнению, должно быть предусмотрено решением участников общества либо последние на основании протокола общего собрания участников предоставляют право руководителю самостоятельно принимать решение о работе в выходные дни и/или включают соответствующее положение в трудовой договор, заключенный с директором.

 

 

Вопрос: Организация выплачивает своим сотрудникам компенсации за использование личных автомобилей в служебных целях в размерах, установленных законодательством. Вправе ли она, наряду с компенсациями, учитывать в налоговых расходах суммы ГСМ, возмещаемые сотрудникам?

 

Ответ: Нет, не вправе, поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей, в том числе стоимость ГСМ.

 

Обоснование: На основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Эти нормы утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 и на сегодняшний день составляют: для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно - 1 200 руб. в месяц; свыше 2 000 куб. см - 1 500 руб. в месяц.

Таким образом, налогоплательщик вправе учесть в расходах для целей исчисления налога на прибыль компенсацию работнику за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля в пределах установленных норм, а также при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ.

Поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, предусмотренных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, ГСМ, ремонт), стоимость ГСМ, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов, то есть помимо сумм названных компенсаций, выплачиваемых работникам за использование личных автомобилей в служебных целях. К такому выводу неоднократно приходил Минфин России в своих письмах, отвечая на аналогичные запросы налогоплательщиков (см. Письма от 10.04.2017 N 03-03-06/1/21050, от 19.08.2016 N 03-03-06/1/48789, от 04.12.2015 N 03-03-06/70852).

В связи с этим считаем, что налогоплательщику гораздо выгоднее заключить с работником договор аренды транспортного средства с экипажем (ст. 632 ГК РФ) или без экипажа (ст. 642 ГК РФ). В этом случае он сможет признать в целях налогообложения большую сумму затрат, связанных с использованием автомобиля в служебных целях (при соблюдении условий ст. 252 НК РФ).

 

Подборка материалов по данному вопросу.

 

 

Типовая ситуация: Как выплатить и учесть компенсацию за использование личного автомобиля работника в служебных целях (Издательство "Главная книга", 2018) {КонсультантПлюс}

Вопрос: Организация выплачивает своим сотрудникам компенсации за использование личных автомобилей в служебных целях в размерах, установленных законодательством. Вправе ли она, наряду с компенсациями, учитывать в налоговых расходах суммы ГСМ, возмещаемые сотрудникам? ("Налог на прибыль: учет доходов и расходов", 2017, N 7) {КонсультантПлюс}

 

Разъяснение подготовила: бухгалтер-консультант Ким Ольга Валерьевна

Ответ подготовлен с использованием материалов СПС Консультант Плюс, содержащихся в следующих информационных банках:

 

- СПС КонсультантПлюс: Версия Проф;

- СС КонсультантФинансист.