логотип Консультант Плюс Самара лого
(846) 22-33-000
Компания "КонсалтикаПлюс" » Правовая поддержка » Новости законодательства » У нашего директора личный автомобиль, он сдает в аренду его нам как организации. Как нам правильно всё оформить? Что директор будет получать, какой вид дохода: компенсация или что-то ещё? Будет ли с него браться подоходный налог или страховые взносы?

У нашего директора личный автомобиль, он сдает в аренду его нам как организации. Как нам правильно всё оформить? Что директор будет получать, какой вид дохода: компенсация или что-то ещё? Будет ли с него браться подоходный налог или страховые взносы?

Ответ: Неважно, арендуете вы автомобиль у сотрудника или у другого физлица, - налоги и взносы считайте одинаково. Важен вид договора аренды транспортного средства - с экипажем или без экипажа.

При аренде автомобиля без экипажа страховые взносы начислять не надо, только НДФЛ с каждой выплаты (п. 1 ст. 226 НК РФ, Письмо Минфина от 01.11.2017 N 03-15-06/71986).

При аренде ТС с экипажем начисляйте страховые взносы только со стоимости услуг по управлению автомобилем, оплату за аренду взносами не облагайте. НДФЛ удерживайте со всей суммы платежа по договору (п. 1 ст. 226, пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).

Для налога на прибыль и арендную плату, и услуги по управлению автомобилем включайте в расходы (Письма Минфина от 21.09.2012 N 03-03-06/1/495, от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780).

В бухучете расходы по аренде автомобиля у сотрудника отражайте на счете 73, у другого физлица - на счете 60 или 76.

 

Обоснование: Аренда личного автомобиля работника может быть двух видов: с экипажем и без экипажа. В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и производить его техническое обслуживание сам работник, во втором указанные обязанности возлагаются на других уполномоченных лиц (ст. ст. 632, 642 ГК РФ).

 

В данном случае будет заключен договор аренды автомобиля, в котором будут отражены все особенности правоотношений сторон (в частности, стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем).

Как правило, если иное не предусмотрено договором, арендатор несет расходы на содержание арендованного автомобиля, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ).

При этом в полисе ОСАГО необходимо учесть количество лиц, которые будут допущены к управлению автомобилем (если предполагается, что помимо собственника автомобиля им будет управлять иное лицо).

Расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля, оплачиваются владельцу при условии их указания в договоре аренды автомобиля и документального подтверждения (чеками, квитанциями, счетами-фактурами и т.п.).

 

Обратите внимание! С доходов работника в виде арендной платы организация удержит НДФЛ в размере 13%. Суммы компенсационных выплат не облагаются НДФЛ при наличии подтверждающих документов (ст. 188 ТК РФ; п. 1 ст. 217, п. 1 ст. 224, п. 1 ст. 226 НК РФ).

 

Арендную плату, как правило, в бухгалтерском учете отражают в расходах по обычным видам деятельности, а при расчете налога на прибыль учитывают в прочих расходах, связанных с производством и (или) реализацией.

Таким же образом обычно признают расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, но надо обратить внимание на вид вашего договора - это договор аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа - и на положения этого договора. От этого зависит возможность учесть некоторые расходы в целях налогообложения прибыли.

Автомобиль, полученный от арендодателя, учтите за балансом.

 

В расходах по обычным видам деятельности по автомобилю, используемому в целях производства и продажи товаров (работ, услуг), признайте (п. п. 5, 7 ПБУ 10/99 "Расходы организации"):

· арендную плату (включая плату за управление автомобилем и его техническую эксплуатацию, если у вас договор аренды транспортного средства с экипажем);

· затраты на содержание и эксплуатацию автомобиля (приобретение ГСМ, мойку, проведение техобслуживания и т.п.);

· затраты на текущий и капитальный ремонт; · затраты на страхование автомобиля и гражданской ответственности его владельца.

 

При аренде автомобиля у физического лица надо дополнительно к приведенным выше проводкам сделать в бухгалтерском учете записи, связанные с удержанием НДФЛ и начислением страховых взносов, если вы арендуете автомобиль по договору аренды транспортного средства с экипажем. Если вы арендуете автомобиль у сотрудника, то для расчетов по арендной плате вместо счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" используйте счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

 

Расходы, связанные с арендой автомобиля, при расчете налога на прибыль учитывайте следующим образом.

Плату за аренду автомобиля, используемого в предпринимательской деятельности, в общем случае учитывайте в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Обратите внимание: по договору аренды транспортного средства с экипажем арендная плата состоит из двух частей: собственно платы за пользование имуществом и платы за управление и техническую эксплуатацию автомобиля. Для учета этой второй части в расходах вам потребуется акт или иной документ, подтверждающий оказание услуг (Письма Минфина России от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780, УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.1). По мнению Минфина России, при аренде автомобиля у физического лица (не являющегося ИП) плату за управление и техническую эксплуатацию нужно учитывать в качестве:

· расходов на оплату труда, если арендодатель-водитель не является работником вашей организации. Расход признавайте ежемесячно исходя из начисленных сумм (п. 21 ч. 2 ст. 255, п. 4 ст. 272 НК РФ, Письмо Минфина России от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780);

· прочих расходов, связанных с производством и реализацией, если договор аренды с экипажем заключен с работником вашей организации (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 21.09.2012 N 03-03-06/1/495). Расход признавайте на последнее число месяца (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, такие как затраты на приобретение ГСМ, мойку, шиномонтаж, вы сможете учесть, только если в договоре аренды отсутствует условие о том, что такие расходы несет арендодатель (п. 1 ст. 252 НК РФ, ст. ст. 636, 646 ГК РФ). Затраты на техническое обслуживание вы сможете учесть, только если вы арендуете автомобиль по договору аренды без экипажа (п. 1 ст. 252 НК РФ, ст. ст. 644 ГК РФ). В ином случае обязанность по поддержанию надлежащего технического состояния возложена на арендодателя и ваши расходы на эти цели не будут признаны экономически обоснованными (п. 1 ст. 635, ст. 634 ГК РФ).

 

Расходы на ГСМ нормировать не надо. Однако для их обоснованности можно учитывать Методические рекомендации "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" (Письмо Минфина России от 22.03.2019 N 03-03-07/19283).

 

Расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля учитывайте либо в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией, либо в качестве материальных (п. 4 ст. 252, пп. 11 п. 1 ст. 264, пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ). Расходы признавайте:

 

1. на топливо - на дату составления путевых листов (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 272 НК РФ);

2. на расходные материалы и запчасти - на дату их использования в целях обслуживания автомобиля (п. 2 ст. 272 НК РФ);

3. на иные расходы (мойку, шиномонтаж и пр.):

4. на дату утверждения авансового отчета, если услуги оплачены через подотчетное лицо (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ);

5. на дату составления выданного исполнителем (подрядчиком) документа, подтверждающего оказание услуг (выполнение работ), - в ином случае (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ, см., например, Письмо Минфина России от 02.08.2019 N 03-07-11/58375).

 

Расходы на текущий и капитальный ремонт при расчете налога на прибыль учитывайте только в случае аренды автомобиля без экипажа (п. 1 ст. 252 НК РФ, ст. 644 ГК РФ). При аренде автомобиля с экипажем обязанность выполнять ремонт лежит на арендодателе и ваши расходы на эти цели нельзя признать экономически обоснованными (ст. 634 ГК РФ).

 

Расходы на ремонт признавайте в отчетном (налоговом) периоде, в котором они возникли, в размере фактических затрат (п. п. 1, 2 ст. 260, п. 5 ст. 272 НК РФ). При наличии в налоговом учете резерва под предстоящие ремонты ОС расходы на ремонт арендованного автомобиля спишите за счет резерва (п. п. 2, 3 ст. 260, п. 2 ст. 324 НК РФ, Письмо Минфина России от 29.12.2007 N 03-03-06/1/901).

 

Затраты на страхование автомобиля и гражданской ответственности его владельца, предусмотренное договором аренды, учитывайте в целях налогообложения в обычном порядке.

 

Если вы арендуете автомобиль у физического лица, не являющегося ИП, при выплате ему арендной платы (включая плату за управление автомобилем и его техническую эксплуатацию, если у вас договор аренды транспортного средства с экипажем) удержите и перечислите в бюджет НДФЛ (пп. 4, 6 п. 1 ст. 208, п. п. 4, 6 ст. 226 НК РФ).

 

Страховые взносы на сумму платы за пользование имуществом не начисляйте (п. 4 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ).

 

Начисляйте страховые взносы на вознаграждение за оказание услуг по договору аренды транспортного средства с экипажем, если договор заключен с физическим лицом, не являющимся ИП: · на ОПС и ОМС (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ);

 

· от несчастных случаев на производстве, если их уплата предусмотрена договором аренды (п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ).

В базу для исчисления страховых взносов на ВНиМ такие выплаты не включайте (пп. 2 п. 3 ст. 422 НК РФ).