логотип Консультант Плюс Самара лого
(846) 22-33-000
Компания "КонсалтикаПлюс" » Правовая поддержка » Новости законодательства » Можно ли считать ответ, отправленный на электронную почту, фактом выполнения обязанности по представлению ответа на запрос РОСКОМНАДЗОРА и тем самым избежать ответственности по ст.19.7 КоАП.

Можно ли считать ответ, отправленный на электронную почту, фактом выполнения обязанности по представлению ответа на запрос РОСКОМНАДЗОРА и тем самым избежать ответственности по ст.19.7 КоАП.

Общество направило ответ на запрос РОСКОМНАДЗОРА на электронную их почту в пределах месячного срока, но при этом ответ был направлен почтой с нарушением месячного срока.

 

Ответ: 


Действующим законодательством не установлены положения, позволяющие, либо запрещающие, проверяемым лицам представлять сведения (документы) по электронной почте в адрес уполномоченного органа, запросившего данные документы. 

Вопрос о том, возможно ли считать исполненной надлежащим образом обязанность лица по представлению в уполномоченный орган запрашиваемых сведений, переданных в указанный орган по электронной почте, на сегодняшний день, является спорным. 

Во избежание негативных последствий, связанных с несвоевременным представлением в уполномоченный орган запрашиваемых сведений, указанные сведения целесообразно направлять в установленном законом порядке, способом, позволяющим достоверно идентифицировать лицо, направившее документы, а также достоверность указанных в них сведений (на бумажном носителе, электронный документ, подписанный ЭЦП). 

  

Обоснование: 


Для наглядности приведем пример документооборота при совершении гражданско-правовой сделки. 


Так письменная форма сделки считается соблюденной в случае совершения лицом сделки с помощью электронных либо иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сделки. При этом требование о наличии подписи считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю. Законом, иными правовыми актами и соглашением сторон может быть предусмотрен специальный способ достоверного определения лица, выразившего волю (ст. 160 ГК РФ). 

  

Таким образом, договор может считаться заключенным (подписанным) сторонами с помощью электронной цифровой подписи, а также посредством обмена документами по электронной почте (в этом случае важно, чтобы электронная почта позволяла установить сторону. Например, электронная почта, имеющая общедоступный хостинг (@mail.ru, @bk.ru, gmail.com и др.), указана на официальном сайте стороны контрагента (рекомендуется сохранить скриншот сайта) и (или) в протоколе ведения переговоров, с заполнением электронной формы договора на сайте. 


Отметим, что аналогичный порядок представления документов между субъектами административных отношений (проверяемое лицо – уполномоченный орган) действующим законодательством не предусмотрен.  


Также действующим законодательством не установлены положения, позволяющие, либо запрещающие, проверяемым лицам представлять сведения (документы) по электронной почте в адрес уполномоченного органа, запросившего данные документы. 


Необходимо отметить, что как правило уполномоченный орган запрашивает у проверяемых лиц какие-либо сведения в целях осуществления контрольной (надзорной) деятельности. 


Излишне говорить, что сведения, представляемые лицами по запросу уполномоченного органа, должны быть достоверными. 


Заметим, что запрашиваемые сведения представляются уполномоченному органу не абстрактно, а формализуются в форме конкретного документа (отчет, декларация, расчет, справка, письмо и т.д.). 


Так вот при ответе на рассматриваемый вопрос необходимо разобраться, насколько тот или иной способ оформления и отправки запрашиваемого документа позволяет достоверно идентифицировать лицо, направившее данный документ, а также достоверность указанных в нем сведений. 


Необходимо отметить, что данный вопрос неоднократно исследовался, в том числе в судебном порядке. 


Например, при рассмотрении следующего вопроса: подтвердят ли расход для целей налогового учета скан-копии или фотокопии первичных документов? 

  

Приведем несколько определений из п. 3.1 Национального стандарта РФ "ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (Утвержден Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст). 

  

Подлинник документа - первый или единичный его экземпляр (пп. 21 п. 3.1 ГОСТ). Поэтому документ, составленный на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, является подлинником документа. 


Копия - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа (пп. 23 п. 3.1 ГОСТ). 


Электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме (пп. 10 п. 3.1 ГОСТ). То есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"). Как упоминалось ранее, электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе в случае его подписания ЭП (ст. 6 Закона N 63-ФЗ). 


Электронная копия - копия документа, созданная в электронной форме (пп. 24 п. 3.1 ГОСТ). 


При этом сканирование документа - это получение его электронного образа. Как определено в п. 5.1 ст. 23 НК РФ, электронные образы документов - это документы на бумажном носителе, преобразованные в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов. 


Таким образом, при электронном документообороте создаются не электронные копии бумажных документов (электронные образы), а подлинники первичных документов. Но в иной форме - не привычной бумажной, а электронной. 


Поэтому скан-копии или фотокопии, выполненные с оригинала на бумажном носителе, рискованно рассматривать в качестве надлежащего документального подтверждения расходов в целях налогообложения. Так, в Письме Минфина России от 13.02.2020 N 03-03-06/1/9882 буквально сказано: если расходы осуществлены на территории РФ, они могут быть подтверждены документами, оформленными в электронном виде и подписанными квалифицированной ЭП, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении таких документов на бумажном носителе. 


Более конкретные разъяснения на этот счет были даны столичными налоговиками в Письме от 25.01.2008 N 20-12/05968: факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не подтверждают расходы для целей налогообложения. 

  

Исключение финансисты делают для тех налогоплательщиков, которые заключили между собой соглашение об электронном документообороте. В Письме от 12.09.2017 N 03-03-06/1/58456 указано на правомочность использования такими налогоплательщиками отсканированных копий документов, подписанных ЭП, для подтверждения расходов. 


Специалисты ФНС менее строги. К примеру, в Письме от 24.05.2019 N ЕД-4-2/9885@ они сочли допустимым представление в налоговый орган подтверждающих документов по каналам ТКС в виде скан-образа текста, заверенного усиленной квалифицированной ЭП главного бухгалтера. 


Налоговые риски (связанные с исключением расходов из налоговой базы) обусловлены и отсутствием в судебной практике единого подхода к решению обозначенной проблемы. 


Так, АС МО в Постановлении от 03.11.2015 N Ф05-14748/2015 по делу N А41-39387/14, указав, что в действующем законодательстве нет запрета на использование в качестве оправдательного документа его копии, пришел к выводу, что электронный скан-образ документа, подписанный ЭП, по сути, является заверенной копией документа и им организация вправе подтвердить расходы в целях налогообложения (см. также Постановления ФАС МО от 19.01.2012 по делу N А40-33539/11-99-146, ФАС СЗО от 14.01.2010 по делу N А05-3208/2009). Однако налогоплательщику в деле N А41-39387/14 помогло то, что он смог представить налоговикам в дальнейшем оригиналы всех спорных документов. 


Иная позиция отражена в Постановлении АС ПО от 25.05.2017 N Ф06-20782/2017 по делу N А57-157/2016: подтверждать расходы для целей налогообложения скан-копиями документов - неправомерно. 


Таким образом, применительно к рассматриваемому вопросу, с учетом перечисленных норм, следует, что действующим законодательством не установлены положения, позволяющие, либо запрещающие, проверяемым лицам представлять сведения (документы) по электронной почте в адрес уполномоченного органа, запросившего данные документы. 


Вопрос о том, возможно ли считать исполненной надлежащим образом обязанность лица по представлению в уполномоченный орган запрашиваемых сведений, переданных в указанный орган по электронной почте, на сегодняшний день, является спорным. 


Во избежание негативных последствий, связанных с несвоевременным представлением в уполномоченный орган запрашиваемых сведений, указанные сведения целесообразно направлять в установленном законом порядке, способом, позволяющим достоверно идентифицировать лицо, направившее документы, а также достоверность указанных в них сведений (на бумажном носителе, электронный документ, подписанный ЭЦП). 


Аналогичная правовая позиция по рассматриваемому вопросу содержится в информационном материале, размещенном в справочно-правовой системе «КонсультантПлюс»: 


Данная правовая позиция подтверждается существующей судебной практикой: 


-Постановление Московского городского суда от 27.06.2016 N 4а-2273/2016; 

-Постановление Красноярского краевого суда от 06.05.2015 по делу N 4а-200/2015; 

-Решение Кировского районного суда города Ростова-на-Дону от 25.05.2015 по делу N 12-431/2015 (см. Приложение); 

-Решение Центрального районного суда города Новокузнецка от 23.11.2015 по делу N 12-615/2015 (см. Приложение); 

-Постановление Междуреченского городского суда Кемеровской области от 21.03.2014 по делу N 5-206/2014 (см. Приложение).