логотип Консультант Плюс Самара лого
(846) 22-33-000
Компания "КонсалтикаПлюс" » Правовая поддержка » Новости законодательства » Какие документы (справки) нужно выдать сотруднику при увольнении?

Какие документы (справки) нужно выдать сотруднику при увольнении?

Ответ: 

В день увольнения работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку (в случае ее ведения) или сведения о трудовой деятельности, справку о зарплате, заверенные выписки из сведений по формам СЗВ-МСЗВ-СТАЖДСВ-3 и разд. 3 расчета по страховым взносам. Другие документы (например, копию приказа об увольнении, справку о доходах) нужно выдать, только если об этом есть заявление работника. 

Выдавая трудовую книжку, учтите, что, если работника в день увольнения нет на работе, ему нужно направить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на отправку ее почтой. 

Если в день увольнения работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности за период его работы у вас, надо заверить их надлежащим образом и направить ему на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением. 

Выдачу всех документов целесообразно зафиксировать. Так, если оформляли опись документов, то пусть работник поставит дату и подпись об их получении. 

  

Обоснование: 

Какие документы и в какой срок нужно выдать работнику при увольнении 

1. Как выдать трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности) при увольнении работника 

Как правило, трудовую книжку (в случае ее ведения) нужно выдать работнику на руки в последний день работы, в том числе если он уходит в отпуск с последующим увольнением (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, Определение Конституционного Суда РФ от 25.01.2007 N 131-О-О, Письмо Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1). Если это сделать невозможно, то в этот день направьте ему уведомление о необходимости явиться за ней или дать согласие на отправку трудовой книжки по почте. Об этом подробнее далее. 

Если работник в последний день работы отсутствовал или отказался забрать трудовую книжку, то направьте ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку почтой. Рекомендуем направить такое уведомление в день увольнения заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении по всем известным адресам работника. Это позволит подтвердить факт исполнения обязанности, предусмотренной ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек. 

Если работник согласится на отправку трудовой книжки по почте, то отправьте ее почтой по адресу, указанному работником. Согласие работника должно быть письменным (Письмо Минтруда России от 10.04.2014 N 14-2/ООГ-1347). Рекомендуем направить трудовую книжку ценным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. 

Обратите внимание: трудовые книжки не подлежат пересылке за границу (ст. 3 Закона СССР от 24.06.1991 N 2261-1). Поэтому, если работник попросит отправить ему трудовую книжку по почте за пределы РФ, вы вправе ему отказать. Правомерность такого отказа разъяснена в Письме Минтруда России от 17.09.2019 N 19-1/ООГ-210. 

Если работник после увольнения обратился к вам с просьбой о выдаче трудовой книжки (например, если отказался от ее отправки почтой), то выдайте трудовую книжку работнику на руки в течение трех рабочих дней со дня обращения. Поскольку обращение должно быть письменным, то обычно работник пишет заявление. Это следует из ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, Письма Минтруда России от 10.04.2014 N 14-2/ООГ-1347. 

О получении трудовой книжки работник ставит подпись в графе 13 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также в разд. XI личной карточки (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). 

Какие сведения вносить в графы 12 и 13 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, если работник не получал трудовую книжку лично, нормативно не урегулировано. Полагаем, что в графе 12 следует указать дату отправки уведомления о необходимости явиться или дать согласие на отправление трудовой книжки по почте, а графу 13 оставить незаполненной. Обязательно сохраните почтовые документы, в частности квитанцию об отправке письма. 

Если трудовая книжка на работника не ведется, вы обязаны предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период его работы у вас по форме СТД-Р. Заполните ее в соответствии с установленным Порядком. Сведения можно выдать в бумажном виде или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Способ выдачи работник указывает в заявлении. Он может подать заявление в письменном виде или направить его на вашу электронную почту в порядке, который вы установили (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ). На сайте "Онлайнинспекция.рф" представлена информация о том, что выдача СТД-Р подтверждается подписью работника и что целесообразно завести журнал учета выдачи СТД-Р (сайт "Онлайнинспекция.рф", 2020). 

Если работник в день прекращения трудового договора отсутствовал или отказался забрать сведения о трудовой деятельности, вам необходимо заверить их надлежащим образом и направить ему на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Сохраните почтовую квитанцию об отправке такого письма. 

Если работник после увольнения обратился к вам с просьбой о выдаче сведений о трудовой деятельности (например, если по какой-либо причине не получил их по почте), выдайте их работнику в течение трех рабочих дней со дня его обращения тем способом, который указан в его обращении (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). 

  

1.1. В какой срок необходимо выдать трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности) при увольнении 

Трудовую книжку (в случае ее ведения) обычно нужно выдать работнику на руки в последний день работы. А если вы направляли уведомление и работник дал вам согласие на отправку трудовой книжки по почте, то рекомендуем направить ее сразу после получения письменного согласия уволившегося работника, чтобы избежать претензий со стороны проверяющих органов (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). 

Если работник обратился к вам с просьбой о выдаче трудовой книжки после увольнения, то выдайте ее не позднее трех рабочих дней со дня такого обращения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). 

Сведения о трудовой деятельности вы должны выдать работнику в день прекращения трудового договора. Однако если работник выбрал ведение трудовой книжки, то выдавать их необязательно (ч. 5 ст. 66.1ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 16.06.2020 N 14-2/ООГ-8465). 

Если работник обратился к вам с просьбой об их выдаче после увольнения, выдайте ему сведения в течение трех рабочих дней со дня его обращения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). 

  

1.2. Как составить заявление о выдаче трудовой книжки (сведений о трудовой деятельности) при увольнении 

Заявление о выдаче трудовой книжки (в случае ее ведения) работник составляет в произвольной форме, так как нормативно утвержденной нет. Обычно работник пишет такое заявление, если не получил трудовую книжку в день увольнения и вы не высылали ему трудовую книжку по почте (например, работник не согласился на это). Это следует из ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ. 

При приеме такого заявления проверьте, чтобы в нем было выражено желание работника лично получить трудовую книжку, указана дата и подпись работника. Также работник может указать в заявлении желаемую дату получения трудовой книжки. 

Заявление о выдаче сведений о трудовой деятельности работник подает в свободной форме, но в нем следует указать способ выдачи сведений: на бумажном носителе или в форме электронного документа (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ). 

  

См 

См.: Образец заявления о выдаче трудовой книжки при увольнении 

  

2. Какие документы нужно выдать работнику при увольнении 

В день увольнения передайте работнику персонифицированные сведения о застрахованном лице. Выдайте заверенные выписки из сведений по следующим формам (п. п. 2 - 2.3п. 4 ст. 11 Закона о персонифицированном учете, ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 N 56-ФЗ, п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013): 

  1. СЗВ-М. Порядок ее выдачи рассмотрим ниже; 

  1. ДСВ-3, если организация перечисляла страховые взносы на накопительную часть пенсии работника; 

  1. расчета по страховым взносам - разд. 3 "Персонифицированные сведения о застрахованных лицах". Порядок его выдачи рассмотрим ниже. 

Выдать нужно именно выписки, а не формы в целом, поскольку сведения индивидуального (персонифицированного) учета относятся к категории конфиденциальной информации (п. 8 ст. 6 Закона о персонифицированном учете). Аналогичного мнения придерживаются представители ПФР (см., например, Письмо ГУ - ОПФР по г. Москве и МО от 03.04.2018 N В-4510-08/7361). 

Также в день увольнения выдайте работнику некоторые справки. 

Кроме этого, работник может потребовать выдать ему приказ об увольнении. В этом случае выдайте заверенную копию такого приказа в день увольнения (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ). 

По письменному заявлению работника предоставьте ему и иные заверенные копии документов, связанных с работой. К таковым относятся, например, приказы о переводах на другую работу, приказ о применении дисциплинарного взыскания (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). 

Рекомендуем зафиксировать выдачу всех документов. Например, вы можете оформить опись выданных документов, в которой работник поставит свою подпись о получении документов. 

 

2.1. Как и в какой срок выдать работнику СЗВ-М при увольнении 

При увольнении работнику нужно выдать не саму форму СЗВ-М, а заверенную выписку из нее по уволенному работнику за месяц, в котором он увольняется. Такая выписка выдается на руки (п. п. 2.24 ст. 11 Закона о персонифицированном учете, Письмо ГУ - ОПФР по г. Москве и МО от 03.04.2018 N В-4510-08/7361). 

Нормативно не урегулировано, что делать работодателю, если в день увольнения работник отсутствовал. Рекомендуем направить работнику уведомление, чтобы он явился за этим документом или согласился на отправку его почтой. А чтобы не подготавливать несколько уведомлений, полагаем, можно включить эту информацию в уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой (в случае ее ведения) или дать согласие на отправку ее почтой или направить информацию вместе с заказным письмом с уведомлением, которым направляются работнику сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Таким образом вы сможете доказать, что использовали все доступные средства для исполнения обязанности по выдаче сведений из формы СЗВ-М увольняемому работнику. 

 

2.2. Как выдать работнику выписку из разд. 3 "Персонифицированные сведения о застрахованных лицах" при увольнении 

Выписку из разд. 3 формы расчета по страховым взносам выдайте в день увольнения (п. п. 2.34 ст. 11 Закона о персонифицированном учете). 

В выписке укажите сведения о работнике за отчетный период, в котором тот уволился, т.е. с начала текущего квартала по дату увольнения (п. 20.1 Порядка заполнения расчета, утвержденного Приказом ФНС России от 18.09.2019 N ММВ-7-11/470@). 

Целесообразно зафиксировать, что выписка выдана. Для этого вы можете включить ее в опись выданных документов. В ней работник своей подписью подтвердит получение выписки. 

Что делать, если в день увольнения работник отсутствовал, нормативно не урегулировано. Рекомендуем в этом случае поступить так же, как с формой СЗВ-М. 

 

2.3. Как оформить выписку из приказа об увольнении 

Выписку из приказа об увольнении оформите в произвольной форме на бланке вашей организации, поскольку нормативно утвержденной формы нет (абз. 1 п. 1п. 5 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X, п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013). Обычно ее делают, если в приказе об увольнении есть персональные данные нескольких работников (например, как в приказе по форме Т-8а). 

В выписке рекомендуем указать реквизиты приказа об увольнении, сведения об уволенном работнике (Ф.И.О., должность, подразделение (при наличии)), основание и дату увольнения, информацию о том, кто подписал приказ (должность, инициалы, фамилию). 

Также вы можете скопировать в выписку нужный текст из приказа вместе со строками, таблицами, в которых расположен текст (например, если это приказ по унифицированной форме Т-8а, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1), поскольку нормативно это не запрещено. 

Выписку из приказа заверьте надлежащим образом. 

 

 

 

Образец выписки из приказа об увольнении 

 

2.4. Обязан ли работодатель выдавать документы, если работник обратился за ними после увольнения 

Да, обязан, если работник обратился с заявлением о выдаче документов, связанных с работой. Правила о выдаче документов, связанных с работой, распространяются на всех работников вне зависимости от статуса (уволенный или работающий). 

Вы обязаны выдать копии таких документов в течение трех рабочих дней со дня подачи работником заявления. Все документы должны быть заверены) (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). 

Во избежание споров с работником и претензий со стороны контролирующих органов рекомендуем зафиксировать дату поступления заявления, например, в журнале входящей корреспонденции либо непосредственно на самом заявлении путем проставления специальной отметки. 

 

3. Какие справки необходимо выдать работнику при увольнении 

При увольнении работника вы обязаны выдать ему справку о сумме зарплаты по форме, утвержденной Приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н. Порядок ее выдачи рассмотрим ниже (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона N 255-ФЗ). 

Другие справки выдайте в день увольнения, только если работник обратится к вам с соответствующим заявлением (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Обычно работники обращаются за следующими справками: 

 

  • справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (службы) для постановки на учет в центре занятости (п. 2 ст. 3 Закона о занятости). Форма такой справки не утверждена. Рекомендованная форма справки о среднем заработке приведена в Письме Минтруда России от 10.01.2019 N 16-5/В-5. 

Выдачу всех справок целесообразно зафиксировать. Например, если вы составляли опись выдаваемых документов, то пусть работник распишется об их получении. Другой вариант: работник может написать расписку о получении документов. 

 

3.1. Как выдать работнику при увольнении справку по форме 182н (справку о заработной плате с предыдущего места работы) 

Справку о сумме зарплаты по форме, утвержденной Приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н, выдайте работнику в день увольнения на руки. Справку заверьте печатью организации (при наличии). Печать поставьте в нижнем левом углу справки так, чтобы она не закрывала подпись (п. п. 27 Порядка выдачи справки о заработной плате). 

Если в день увольнения выдать справку работнику не удастся, например, его не будет на работе, то направьте ему уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправку ее по почте. Такое уведомление направьте по адресу места жительства работника. Согласие работника должно быть выражено в письменной форме (п. 2 Порядка выдачи справки о заработной плате). 

 

3.2. В какой срок выдается справка о доходах при увольнении работника 

Справку о доходах выдайте работнику в день увольнения, если он написал об этом заявление (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). 

 

3.3. Обязан ли работодатель выдавать справки, если работник обратился за ними после увольнения 

Да, обязан, если работник обратится к вам с заявлением о выдаче справок, связанных с работой. Правила о выдаче документов, связанных с работой, распространяются на всех работников вне зависимости от статуса (уволенный или работающий). 

Если работник обратится с заявлением о выдаче ему справок, о которых мы говорили выше, то выдайте их работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи этого заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ, п. 3 Порядка выдачи справки о заработной плате, Письмо Минфина России от 21.06.2016 N 03-04-05/36096). 

Во избежание споров с работником и претензий со стороны контролирующих органов рекомендуем зафиксировать дату поступления заявления, например, в журнале входящей корреспонденции либо непосредственно на самом заявлении путем проставления специальной отметки. 

 

4. Риски за невыдачу или несвоевременную выдачу документов работнику при увольнении 

За невыдачу или несвоевременную выдачу документов при увольнении вас могут привлечь, в частности, к административной ответственности по ч. 12 ст. 5.27 КоАП РФ. Например, если отправите работнику трудовую книжку (в случае ее ведения) по почте, не получив предварительно его согласия. 

Кроме того, возможна материальная ответственность по ст. 234 ТК РФ - например, за задержку выдачи работнику трудовой книжки или задержку предоставления сведений о трудовой деятельности. 

Таким образом, применительно к рассматриваемому вопросу, с учетом перечисленных норм, следует, что в день увольнения работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку (в случае ее ведения) или сведения о трудовой деятельности, справку о зарплате, заверенные выписки из сведений по формам СЗВ-МСЗВ-СТАЖДСВ-3 и разд. 3 расчета по страховым взносам. Другие документы (например, копию приказа об увольнении, справку о доходах) нужно выдать, только если об этом есть заявление работника. 

Выдавая трудовую книжку, учтите, что, если работника в день увольнения нет на работе, ему нужно направить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на отправку ее почтой. 

Если в день увольнения работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности за период его работы у вас, надо заверить их надлежащим образом и направить ему на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением. 

Выдачу всех документов целесообразно зафиксировать. Так, если оформляли опись документов, то пусть работник поставит дату и подпись об их получении. 

Аналогичная правовая позиция по рассматриваемому вопросу содержится в информационном материале, размещенном в справочно-правовой системе «КонсультантПлюс»: 

См. также: 

Дополнительно сообщаем, что судебная практика по рассматриваемому вопросу не сформирована.